В любой канцелярской и административной работе, будь-то в правительственных органах, коммерческих предприятиях или в органах народного образования или здравоохранения, некоторые области обычно находятся под тем или иным контролем. Приведенный в предыдущем разделе пример с карточками учета рабочего времени представляет собой лишь один из многих таких примеров. Эти контролируемые области можно разбить на несколько основных видов.
Приходо-расходные ведомости и бухгалтерские расчеты. Во многих организациях эта область деятельности в настоящее время почти целиком автоматизирована. Вычислительные машины составляют ведомости, выписывают накладные, регистрируют отправку и получение грузов, вычисляют налоги и выполняют множество работ. Там, где имеется вычислительная машина, должны быть и входные данные. Результаты такого ввода данных всегда видны на выходе печатающего устройства вычислительной машины. Таким образом, каждая ошибка, как бы она ни была мала, неизменно фиксируется. Так как любой работник, который постоянно имеет дело с такими данными, может на основании характера и степени ошибки почти автоматически указать, каков был уровень входных данных, послуживших ее источником, и так как большинство расчетных и финансовых отделов разбито на отдельные подразделения в соответствии с различными их функциями, довольно легко установить индивидуальную ответственность за большую часть ошибок при расчетах. Узнайте где электрошокер купить.
Контракты и закупка материалов. Здесь тоже многие операции подпадают под контроль с помощью счетных или вычислительных машин. Однако в этой области имеются также вторичные процессы контроля, автоматически подкрепляющие первый. Они включают в себя проверки и поправки со стороны юридического отдела, заключения заказчика или поставщика, контроль со стороны расчетного отдела, а во многих компаниях имеются и особые контролеры по контрактам и заказам, которые производят формальную проверку каждого составленного документа.